Bestyrelses-guide til Styreportalen

Denne guide hjælper dig, som bestyrelsesmedlem, gennem de vigtigste funktioner i Styreportalen. Der vil løbende blive tilføjet til guiden.

For mere information, henviser vi til https://hjelp.styreportalen.no/ (på norsk)

Kom i gang

Log ind

Åben Styreportalen på følgende link: https://drift.styreportalen.no/

For at logge ind, skal du bruge den mail eller det telefonnummer som du er blevet oprettet med.

Har du ikke fået en adgangskode endnu, skal du bruge dit telefonnummer, hvor du får sendt en midlertidig verificeringskode, som du kan bruge.

Når du er logget ind

Når du er logget ind, kan du se hvilket orkester du er logget ind på, antal medlemmer, samt en tidslinje over dine kommende arrangementer.

I venstre side har du en række menupunkter til rådighed.

I denne guide, kan du lære om punkterne: Personer, Kalender, Meldingssenter og Oppsett

Personer

Om "Personer"

Personer er selve Styreportalens medlemsregister. Det er under denne fane, du tilføjer personer, redigerer oplysninger om personer, giver dem medlemskab osv.
Når du trykker på menupunktet “Personer” i Styreportalens, får du disse muligheder; “Medlemmer” og “Andre personer”. Dette er forskellige lister over personer:

Medlemmer: Dette er listen over alle medlemmer i din forening. Både aktive og tidligere medlemmer er synlige på denne liste. Så længe personen har et medlemskab af typen “Medlem”, vil personen dukke op her.

Andre personer: Dette er en liste over personer med medlemskaber, der ikke er af typen “Medlem”. Vi anbefaler at bruge “Medlem”-listen for de fleste med medlemskab, men hvis din forening har en bestyrelse, instruktører mv. som ikke er direkte medlemmer, så kan disse tilføjes til denne liste.
Listen “Andre personer” kan også bruges til at registrere eksterne personer, som ikke er medlem og ikke er værge.

Oprettelse af medlemmer

For at tilføje en ny person skal du klikke på den grønne “+” knap i øverste højre hjørne af listen “Personer –> Medlemmer”:

Vi anbefaler først at tjekke, om personen allerede er oprettet. Dette kan ske, hvis personen tidligere har været medlem af jeres orkester, eller hvis personen allerede er medlem af et andet DAO orkester.

Indtast personens navn, email, eller mobilnummer i søgefeltet og tryk på “Søg”. Hvis du ser den rigtige person på listen nedenfor, skal du trykke på knappen “Vælg” til højre.

Hvis du ikke kan finde den rigtige person ved at søge, så klik på “Opret ny person” i nederste højre hjørne.
Du vil herefter få mulighed for at oprette en ny person, hvor du kan udfylde oplysninger personen. Obligatoriske oplysninger er markeret med en stjerne (*).

Efter oprettelse, vil personen have mulighed for at tilgå Jeres forening i Styreportalen. Her skal de bruge det telefonnummer / e-mail adresse, som der er blevet brugt under oprettelse.

Kalender

Om "Kalender"

Kalenderen i Styreportalen giver dig mulighed for at planlægge og styre aktiviteterne i din forening. Her kan du nemt oprette aktiviteter for bestemte grupper eller afdelinger, samt få overblik over, hvem der deltager.
Kalenderen er knyttet til Tutti-appen, så deltagerne kan få overblik over aktiviteter og melde til/fra direkte fra deres telefon.

Oprettelse af arrangement

Ved at klikke på knappen “+” i øverste venstre hjørne af kalenderen, kan du oprette en ny aktivitet.

Når du har trykket på “+” knappen, vil du se flere felter, hvor du kan udfylde oplysninger om den aktivitet, du laver.
Der er fem felter, der skal udfyldes; Titel, Start, Slut, Gælder for og Registrering.
Efter du har indtastet information om aktiviteten, kan du oprette den ved at trykke på “Gem” i nederste højre hjørne.

Titel: I dette felt udfylder du navnet på denne aktivitet, f.eks. “Øveaften” eller “Forårskoncert”.

Start / Slut: Her udfylder du start-/sluttidspunkt og dato for aktiviteten.
Bemærk: Hvis du opretter tilbagevendende aktiviteter, er dette datoen og tidspunktet for den første aktivitet, som du skal udfylde her.

Gælder for: Klik på dette felt for at vælge, hvem der skal deltage i aktiviteten.
Vælg først om aktiviteten skal være for “Medlemmer” eller “Bestyrelse/Udvalg”. Herefter vælger du hvilke personer, grupper og/eller afdelinger, der skal deltage i aktiviteten.
Hvis aktiviteten er for medlemmer, kan du også bestemme, om det kun er enkelte medlemmer, der skal deltage i aktiviteten.

Aktivitetstype: Her kan du bestemme hvilken type aktivitet det skal være. Du kan vælge mellem eksisterende typer ved at klikke i feltet. Det er også muligt at oprette en ny type ved at skrive direkte i feltet.

Projekt: Her kan du knytte aktiviteten til et specifikt projekt. Projekter skal først oprettes under fanen “Projekt”.

Sted: I dette felt indtaster du, hvor aktiviteten skal være. Du kan vælge mellem eksisterende lokationer ved at trykke i feltet. Du kan også oprette en ny lokation ved at trykke på den grønne “Opret ny lokation” knap.

Kommentar: I dette felt kan du indtaste en mere detaljeret beskrivelse af aktiviteten og anden information til deltagerne. Dette felt og alt, der er skrevet i det, er synligt for deltagere og andre, der kan se aktiviteten.

Intern kommentar: Dette felt er kun synligt for personer, der kan redigere aktiviteten. Her kan du indtaste oplysninger til andre personer, der administrerer aktiviteter, såsom information om planlægning af aktiviteten eller information, som ikke skal deles med deltagerne.

Skal aktivteten ha påmelding?: Du kan vælge mellem tre forskellige tilmeldingstyper: “Påmelding”, “Avmelding” og “Ikke påmelding”

Påmelding: Alle deltagere vil blive markeret uden tilmeldings-status og skal aktivt vælge, hvorvidt de deltager i aktiviteten. Denne tilmeldingstype anbefales, hvis du har brug for bekræftelse fra medlemmerne.
Afbud: Alle deltagere er som udgangspunkt meldt til aktiviteten og skal manuelt melde fra hvis de ikke kommer. Dette anbefales til aktiviteter som prøver, koncerter mv. hvor alle forventes at komme, medmindre de melder fra.
Ikke-tilmelding: Deltagere vil ikke kunne vælge om de kan komme eller ikke. Brugere, der har adgang til at redigere arrangementet, kan manuelt opdatere tilmeldingsstatus på medlemmer.

Gentagende aktivitet: Hvis dette er en aktivitet, der gentages på bestemte dage eller datoer, kan du trykke på “Gentagende aktivitet” for at oprette flere aktiviteter på samme tid.
Før du trykker på “Gentagende aktivitet”, skal du kontrollere start- og sluttidspunkt. Disse skal indstilles til dato og klokkeslæt for den første aktivitet, du vil oprette.
Når du så trykker på knappen, vælger du hvor ofte aktiviteten skal gentages og datoen for sidste aktivitet.

Send besked i Tutti: Her kan du vælge, om medlemmer skal have besked om, at der er oprettet en ny aktivitet.

Meldingssenter

Om "Meldingssenter"

Når du klikker på Meldingssenter, vil du se flere muligheder.

Feed: Viser en liste over de tidligere opslag der er synlige for medlemmerne i Tutti, samt blevet sendt på mail.

Nytt innlegg: Her kan du oprette et nyt indlæg/opslag, som vil blive sendt til medlemmerne på Tutti / e-mail. Du kan vælge enkelte medlemmer / grupper der skal modtage beskeden. Du har også mulighed for at vedhæfte filer, som vil blive sendt med.

Ny kortmelding: Her kan du oprette hurtige beskeder, der kan sendes til Tutti og via SMS. Dette kan være nyttigt til haste-information.

Chat: Chat med medlemmer og opret nye chatrum. Chats er også synlige i Tutti appen.

Oppsett

Om "Oppsett"